Sejumlah instansi pelayanan publik di Jakarta Pusat terpantau masih mewajibkan penggunaan fotokopi e-KTP sebagai syarat administrasi utama pada Selasa (12/5/2026). Praktik ini tetap bertahan di tingkat puskesmas hingga kelurahan meski pemerintah telah mengimbau penggunaan Identitas Kependudukan Digital (IKD) dan integrasi data NIK, sebagaimana dilansir dari Megapolitan.
Data lapangan menunjukkan bahwa papan informasi layanan di beberapa fasilitas kesehatan dan kantor pemerintahan masih mencantumkan dokumen fisik sebagai persyaratan wajib. Kondisi tersebut diperparah oleh keterbatasan perangkat pemindai chip e-KTP atau card reader di sejumlah titik layanan masyarakat.
Petugas loket Puskesmas Menteng menjelaskan bahwa dokumen fisik tersebut digunakan sebagai bagian dari arsip administrasi yang harus ditinggalkan oleh pasien. Persyaratan ini berlaku untuk berbagai layanan mulai dari pembuatan surat keterangan sehat hingga pemeriksaan calon pengantin.
"Kalau surat sehat untuk menikah, syaratnya surat keterangan dari RT/RW dan KTP. Minimal salah satu pasangan harus punya KTP wilayah kerja. Yang ditinggalkan untuk administrasi itu fotokopinya," ujar petugas loket Puskesmas Menteng.
Meskipun sistem digital mulai diterapkan bagi pasien lama yang datanya sudah terekam, fotokopi tetap dianggap sebagai cadangan data yang krusial. Pihak puskesmas menegaskan bahwa KTP asli hanya ditunjukkan untuk proses verifikasi awal sebelum berkas fotokopi disimpan.
Di Puskesmas Kenari, kendala teknis menjadi alasan utama masih digunakannya metode manual dalam proses pendaftaran pasien. Petugas menyatakan bahwa ketiadaan alat pembaca kartu membuat mereka bergantung pada pencocokan data fisik.
"Kalau yang enggak punya handphone atau enggak bisa pakai aplikasi, masih bisa daftar manual. Tinggal ambil nomor antrean," ujar seorang petugas Puskesmas Kenari.
Petugas tersebut menambahkan bahwa pendaftaran manual tetap membutuhkan identitas fisik untuk memudahkan pencarian data, terutama bagi pasien lanjut usia. Namun, ia menyebutkan bahwa dokumen tersebut sering kali langsung dikembalikan setelah diverifikasi.
"Kadang ada pasien lansia yang datang tanpa bawa apa-apa. Biasanya tetap kami bantu, tapi lebih sulit cari datanya," kata petugas tersebut.
Warga yang mengantre di Puskesmas Senen, seperti Niar (58), mengaku sengaja menyiapkan dokumen fisik karena belum terbiasa dengan sistem pendaftaran daring. Ia menganggap membawa fotokopi identitas adalah langkah preventif agar tidak terhambat dalam mendapatkan layanan.
"Saya biasanya memang bawa fotokopi KTP sama KK sekalian buat jaga-jaga. Kadang ada pelayanan yang minta, kadang enggak, jadi lebih aman disiapin dari rumah," ujar Niar.
Ketidaktahuan mengenai prosedur digital membuat banyak warga lebih memilih menyimpan tumpukan kertas identitas di dalam tas mereka. Hal ini dirasakan oleh warga lain yang merasa prosedur administrasi saat ini masih sangat bergantung pada bukti fisik.
"Kalau daftar online saya belum terlalu ngerti. Jadi saya bawa berkas saja biar kalau diminta tinggal kasih," kata Niar.
Mulyadi (61), warga lainnya, menyatakan bahwa membawa fotokopi adalah strategi untuk menghindari risiko ditolak oleh petugas saat melakukan pendaftaran. Ia berkaca pada pengalaman orang lain yang harus kembali ke rumah karena kekurangan dokumen pendukung.
"Saya selalu bawa fotokopi KTP di tas. Takutnya nanti diminta buat daftar atau buat BPJS," kata Mulyadi.
Kekhawatiran akan birokrasi yang kaku membuat Mulyadi lebih memilih cara konvensional demi kelancaran urusan kesehatannya. Ia menegaskan pentingnya persiapan dokumen sejak dari rumah.
"Kadang ada yang enggak bawa, akhirnya bolak-balik lagi. Makanya saya siapin saja dari awal," tutur Mulyadi.
Kondisi berbeda ditemukan di Kelurahan Kenari yang telah mengadopsi aplikasi Jakevo untuk proses pengunggahan berkas secara digital. Petugas di lokasi tersebut menyatakan bahwa pihaknya sudah memiliki card reader untuk memverifikasi data kependudukan secara elektronik.
"Sekarang fotokopi tidak diwajibkan lagi. Dokumen cukup difoto lalu diunggah," kata seorang petugas Kelurahan Kenari.
Namun, di Kelurahan Paseban, praktik lama masih terlihat dengan banyaknya lembar informasi persyaratan yang menempel di mading. Petugas loket mengakui bahwa verifikasi masih dilakukan secara manual karena ketiadaan perangkat pendukung digital.
"Kalau layanan yang sudah masuk JakEko, sebenarnya cukup upload. Tapi pengantar RT/RW itu selalu jadi syarat di Paseban," ujar Tutut Sutikah, petugas loket konsultasi pelayanan terpadu Kelurahan Paseban.
Masyarakat yang datang ke kelurahan tersebut, seperti Ina (35), merasa tidak memiliki pilihan selain mengikuti persyaratan yang ada. Walaupun mengetahui adanya risiko keamanan data, ia tetap menyerahkan salinan identitas demi kecepatan layanan.
"Saya tadi bawa fotokopi KTP sama KK karena memang biasanya diminta buat syarat administrasi. Jadi dari rumah sudah siapin saja," kata Ina.
Ina menegaskan bahwa kepatuhan terhadap syarat administratif adalah kunci agar urusannya di kantor pemerintahan dapat segera selesai. Ia lebih mementingkan efisiensi waktu daripada prosedur keamanan siber.
"Sebagai warga biasanya ikut saja syarat yang diminta supaya urusannya cepat selesai," ujar Ina.
Di sisi lain, petugas Dukcapil di Kelurahan Paseban menyatakan bahwa secara regulasi, pihaknya tidak pernah meminta fotokopi KTP kepada warga. Verifikasi identitas seharusnya cukup melalui pengecekan kartu asli ke dalam sistem database.
"Kalau warga bawa fotokopi, tetap diterima, tapi KTP asli tetap diminta untuk diverifikasi," kata Fajar, petugas Dukcapil Kelurahan Paseban.
Lurah Senen, Henny Mahrojah, menyatakan bahwa sekitar 70 persen warga di wilayahnya sebenarnya sudah mulai memahami penggunaan layanan online. Namun, ia mengakui masih ada beberapa jenis layanan khusus yang memang belum terintegrasi secara digital.
"Tidak hanya di Kelurahan Senen, seluruh kelurahan di Jakarta Pusat sudah menjalankan pelayanan online lewat Jakevo. Persyaratan diunggah secara digital," ujar Henny Mahrojah.
Henny menjelaskan bahwa surat hasil pengurusan kini bisa dikirim langsung melalui email, sehingga warga tidak perlu lagi datang secara fisik. Namun, kendala psikologis masyarakat sering kali menjadi hambatan dalam implementasi sistem nirkertas ini.
"Tanda tangan juga sudah digital. Warga bisa mengurus dari rumah, bahkan dari luar kota. Hasil surat dikirim lewat email," kata Henny Mahrojah.
Menurutnya, banyak warga yang masih merasa bahwa sebuah pengurusan administratif tidak sah jika tidak menyambangi kantor kelurahan secara langsung. Henny juga menyoroti risiko penyalahgunaan data dari lembaran fotokopi yang beredar bebas.
"Ada warga yang merasa kalau tidak datang langsung itu rasanya tidak sah. Jadi tetap bawa fotokopi buat jaga-jaga," ujar Henny Mahrojah.
Henny juga mengungkapkan tantangan dalam pengelolaan arsip fisik yang menumpuk sejak bertahun-tahun lalu. Ia menyebutkan bahwa proses pemusnahan dokumen warga tidak bisa dilakukan sembarangan tanpa koordinasi dengan dinas terkait.
"Fotokopi KTP yang beredar bebas itu bahaya kalau disalahgunakan," kata Henny Mahrojah.
Arsip-arsip tersebut masih tersimpan rapi di gudang kelurahan karena adanya aturan ketat mengenai kearsipan negara. Pihak kelurahan hanya bisa menghancurkan dokumen internal yang bersifat draf atau salah cetak.
"Surat-surat dari tahun 2010 masih tersimpan sampai sekarang karena proses penghapusan arsip itu tidak mudah," ujar Henny Mahrojah.
Tingginya permintaan dokumen fisik ini memberikan dampak ekonomi bagi penyedia jasa fotokopi di sekitar pusat layanan. Ahmad (35), seorang penjaga usaha fotokopi, menyebutkan bahwa puluhan orang setiap harinya datang hanya untuk menggandakan kartu identitas mereka.
"Kalau fotokopi e-KTP saja, sehari bisa sampai 30 orang. Itu belum termasuk yang fotokopi KK atau berkas lain," ujar Ahmad.
Ia mengamati bahwa para pelanggan biasanya melakukan fotokopi atas perintah langsung dari petugas instansi. Permintaan tersebut sering kali melibatkan penggandaan identitas dalam jumlah banyak.
"Orang biasanya datang langsung bilang, 'Pak, ini diminta fotokopi KTP buat ngurus ini.' Jadi memang bukan kemauan sendiri, tapi karena persyaratan," kata Ahmad.
Ahmad menambahkan bahwa jumlah rangkap dokumen yang diminta bervariasi tergantung pada jenis urusan yang dijalani warga. Hal ini menunjukkan bahwa kebutuhan fisik masih mendominasi proses birokrasi di lapangan.
"Paling sering dua lembar, tapi ada juga yang diminta tiga sampai lima lembar," ujar Ahmad.
Fenomena serupa dialami oleh Hasbi (42) di wilayah Salemba Raya yang melayani puluhan pelanggan fotokopi identitas per hari. Kebutuhan tersebut sangat tinggi terutama bagi warga yang mengurus administrasi rumah sakit.
"Kalau khusus fotokopi e-KTP, sehari bisa sekitar 20 sampai 40 orang, tergantung hari," kata Hasbi.
Di sektor swasta, seperti dealer kendaraan, fotokopi e-KTP masih menjadi syarat mutlak, khususnya untuk pengajuan kredit. Staf administrasi dealer, Setya, mengungkapkan bahwa pihak leasing tetap mewajibkan adanya lampiran dokumen fisik sebagai bukti pendukung.
"Kalau pembelian kredit biasanya memang masih diminta fotokopi KTP, KK, kadang NPWP juga," ujar Setya.
Meskipun data konsumen kini banyak diproses melalui sistem daring, keberadaan berkas fisik tetap dianggap krusial oleh lembaga pembiayaan. Hal ini dibenarkan oleh staf penjualan dealer lainnya, Yuni, yang menyebut fotokopi identitas diperlukan baik untuk pembelian tunai maupun kredit.
"Sekarang memang sudah banyak sistem online, tapi biasanya pihak leasing tetap minta lampiran dokumen," kata Setya.
Yuni menjelaskan bahwa data identitas tersebut sangat penting untuk keperluan validasi data internal perusahaan. Syarat bagi pemohon kredit bahkan jauh lebih banyak dibandingkan pembeli tunai.
"Untuk data konsumen biasanya tetap diminta fotokopi KTP. Kalau kredit, syaratnya lebih banyak lagi seperti KK dan slip gaji," ujar Yuni.
Pakar keamanan siber, Alfons Tanujaya, memperingatkan bahwa pengumpulan fotokopi e-KTP tanpa mekanisme penyimpanan yang jelas sangat rawan terhadap kebocoran data. Ia menilai tidak adanya kontrol akses membuat informasi sensitif tersebut mudah disalahgunakan.
"Ya, besarlah. Itu enggak ada kontrolnya. Siapa pun yang dapat akses ke fotokopi itu bisa akses informasinya," kata Alfons Tanujaya.
Alfons menyarankan agar verifikasi beralih ke penggunaan QR code pada IKD yang terhubung langsung dengan database Dukcapil. Menurutnya, penggunaan card reader memang ideal namun terkendala pada biaya pengadaan perangkat.
"Kalau e-KTP disimpan, perlu ada waktunya, berapa lama diperlukan. Nyimpannya gimana, siapa yang bisa akses. Hal seperti itu yang jadi celah," ujar Alfons Tanujaya.
Ia juga mendorong pemerintah untuk segera beralih ke teknologi yang lebih terjangkau namun aman bagi data pribadi masyarakat. Scan QR code dinilai sebagai solusi paling realistis saat ini.
"Tiap orang e-KTP-nya ada dalam bentuk QR code, lalu di-scan dan diverifikasi ke database Dukcapil. Jadi enggak nyimpan fotokopi," kata Alfons Tanujaya.
Direktur Jenderal Dukcapil Kemendagri, Teguh Setyabudi, menegaskan bahwa menggandakan e-KTP sebenarnya berpotensi melanggar UU Perlindungan Data Pribadi. Ia mengingatkan bahwa chip pada kartu tersebut sudah cukup untuk menyimpan dan memverifikasi data pemiliknya.
"Yang sebenarnya, KTP elektronik itu tidak lagi perlu difotokopi, karena sebenarnya itu juga pelanggaran terhadap PDP (Perlindungan Data Pribadi) sebenarnya," kata Teguh Setyabudi.
Teguh menjelaskan bahwa keberadaan teknologi chip dirancang untuk menghilangkan kebutuhan akan dokumen kertas. Ia meminta instansi pelayanan untuk segera mengadopsi alat pembaca kartu yang memadai.
"KTP-elektronik itu sudah dilengkapi dengan alat yang canggih, chip. Chip itu ada datanya di situ. Yang sebenarnya, KTP-elektronik itu tidak lagi perlu difotokopi," ujar Teguh Setyabudi.
Implementasi teknologi ini diharapkan dapat meminimalisir risiko penyalahgunaan data kependudukan. UU Nomor 27 Tahun 2022 sendiri telah mengatur sanksi berat bagi siapa saja yang menyebarkan data pribadi secara melawan hukum.
"Sebenarnya untuk membaca KTP-elektronik ada alatnya, ada card reader untuk membaca. Sehingga tidak lagi perlu difotokopi," kata Teguh Setyabudi.
