Praktik administrasi berbasis dokumen fisik berupa fotokopi e-KTP masih ditemukan di berbagai titik layanan publik Jakarta Pusat pada Selasa (12/5/2026). Keterbatasan perangkat pembaca chip atau card reader menjadi kendala utama bagi instansi dalam menjalankan digitalisasi layanan sesuai imbauan pemerintah.
Kondisi ini terungkap berdasarkan penelusuran yang dilansir dari Megapolitan di sejumlah puskesmas dan sektor swasta. Tanpa perangkat pembaca, petugas harus melakukan verifikasi identitas secara manual dengan mencocokkan data pada lembaran kertas atau arsip fisik.
Petugas loket di Puskesmas Kenari mengungkapkan bahwa fasilitas kesehatan tersebut belum memiliki alat pembaca kartu elektronik. Hal ini menyebabkan pengecekan data pasien masih mengandalkan dokumen asli maupun salinan fotokopi untuk menghindari kesalahan input sistem.
"Kalau daftar manual, warga masih harus membawa identitas, bisa asli atau fotokopi. Tujuannya supaya petugas bisa memastikan data pasien di sistem tidak tertukar," ujar petugas loket Puskesmas Kenari.
Meski pendaftaran daring telah tersedia melalui aplikasi, layanan manual tetap dipertahankan guna memfasilitasi warga yang tidak memiliki ponsel pintar. Kelompok lansia tercatat sebagai kalangan yang paling sering membawa dokumen lengkap dalam bentuk fisik.
"Sebagian lansia yang datang sudah terbiasa bawa fotokopi KTP, KK, dan akta secara lengkap," kata petugas.
Di Puskesmas Menteng, fotokopi identitas masih menjadi syarat wajib untuk pengurusan Surat Keterangan Melapor Kematian (SKMK) dan pemeriksaan calon pengantin. Petugas menyatakan pasien lama cukup menyebutkan Nomor Induk Kependudukan (NIK), namun berkas fisik tetap diperlukan untuk kebutuhan pengarsipan.
"Pasien lama kalau tidak bawa KTP asli cukup sebutkan NIK, datanya sudah ada di sistem," ujar petugas.
Sektor swasta seperti dealer kendaraan di kawasan Senen juga masih menerapkan aturan serupa untuk pengajuan kredit. Setya, seorang petugas administrasi dealer, menjelaskan bahwa verifikasi dilakukan secara manual karena ketiadaan perangkat card reader.
"Kalau pembelian kredit biasanya memang masih diminta fotokopi KTP, KK, kadang NPWP juga, tergantung kebutuhan leasing," kata Setya.
Data konsumen yang telah diproses kemudian disimpan sebagai arsip internal atau diserahkan kepada pihak perusahaan pembiayaan. Setya menambahkan bahwa dokumen tersebut disimpan untuk keperluan di masa mendatang.
"Kami belum punya alat pembaca e-KTP. Jadi dicek manual saja," ujarnya.
Pernyataan penutup dari Setya menegaskan kembali fungsi arsip fisik dalam proses bisnis mereka.
"Kalau berkas selesai diproses biasanya masuk arsip, karena sewaktu-waktu bisa diperlukan lagi," kata dia.
Berbeda dengan unit layanan kesehatan, kantor kelurahan di Jakarta Pusat seperti Kelurahan Kenari dan Senen mulai beralih sepenuhnya ke sistem digital. Penggunaan aplikasi Jakevo memungkinkan warga hanya mengunggah foto dokumen tanpa perlu menyerahkan fotokopi fisik.
"Seiring berlakunya sistem online, fotokopi tidak lagi diwajibkan. Dokumen cukup difoto dan diunggah," ujar petugas Kelurahan Kenari.
Lurah Senen, Henny Mahrojah, mengonfirmasi bahwa tanda tangan digital kini telah diimplementasikan sehingga surat hasil layanan dikirim langsung ke surel pemohon. Namun, ia mengakui beberapa urusan seperti sengketa waris dan pertanahan masih membutuhkan dokumen fisik.
"Untuk pelayanan kelurahan yang sudah online, fotokopi KTP tidak diperlukan. Berkas seperti pengantar RT/RW, KTP, dan KK cukup difoto lalu diunggah," kata Henny.
Sistem ini mempermudah warga mengurus dokumen dari luar daerah, meskipun kebiasaan warga membawa fotokopi ke kantor tetap terlihat. Henny melihat adanya faktor psikologis masyarakat yang merasa lebih tenang jika membawa berkas fisik.
"Tanda tangan sudah digital. Hasil surat dikirim ke email pemohon untuk dicetak," ujar dia.
Henny menjelaskan fenomena warga yang tetap datang membawa dokumen meski sistem sudah memungkinkan pendaftaran mandiri.
"Ada warga yang tetap datang membawa fotokopi meski sudah tahu, karena merasa kalau tidak datang langsung rasanya tidak sah," kata Henny.
Pengamat keamanan siber Alfons Tanujaya menilai harga perangkat card reader yang mahal menjadi hambatan utama distribusi alat tersebut. Ia menyarankan penggunaan Identitas Kependudukan Digital (IKD) berbasis QR Code sebagai solusi yang lebih ekonomis.
"Sebenarnya tidak harus menunjukkan e-KTP. Jadi, e-KTP itu kan ada chip-nya. Jadi dengan menempelkan e-KTP pada e-KTP reader harusnya itu sudah bisa dibaca," kata Alfons.
Alfons memperingatkan bahwa pengumpulan fotokopi identitas di berbagai instansi meningkatkan risiko kebocoran data pribadi yang signifikan. Tanpa standar pemusnahan yang jelas, data NIK dalam lembaran fotokopi sangat rentan disalahgunakan oleh pihak yang tidak berwenang.
"Cuma mungkin masalahnya kan sekarang perangkat reader-nya kan mahal. Itu yang jadi masalah," ujar dia.
Ia menekankan bahwa risiko ini muncul karena minimnya kontrol terhadap siapa saja yang bisa mengakses tumpukan kertas fotokopi tersebut.
"Ya, besarlah. Itu enggak ada kontrolnya, kan? Jadi kalau misalnya e-KTP difotokopi, siapapun yang dapat akses ke fotokopi itu bisa akses informasi itu," kata Alfons.
Ancaman keamanan data ini menurutnya tidak hanya terbatas pada instansi pemerintah, tetapi juga sektor swasta dalam proses rekrutmen atau layanan jasa.
"Dan bukan cuma instansi, perusahaan juga. Perusahaan yang menerima lowongan kerja, kita enggak tahu asli atau palsu. Itu bisa aja untuk ngumpulin data," ujarnya.
Masalah lain yang disoroti adalah tata kelola penyimpanan dokumen fisik yang tidak memiliki jangka waktu pasti.
"Kalau e-KTP disimpan, itu kan perlu ada waktunya, berapa lama diperlukan. Nyimpannya gimana? Nyimpannya siapa yang bisa akses? Hal seperti itu yang menjadi celah untuk diakses," kata dia.
Sebagai alternatif, pemindaian QR Code yang terhubung langsung ke basis data Dukcapil dianggap lebih aman karena tidak menyimpan data secara lokal.
"Jadi tiap orang yang e-KTP-nya itu ada dalam bentuk QR code. Lalu tinggal di-scan lalu diverifikasi ke database-nya Dukcapil. Jadi di situ enggak nyimpan," tutur Alfons.
Alfons menganggap mewajibkan seluruh instansi memiliki card reader saat ini kurang realistis secara finansial.
"Kalau memang e-KTP reader dan chip-nya itu ada di mana-mana bisa. Cuma kan perlu dipertimbangkan itu ada biayanya. Jadi nggak realistis kalau semua tempat harus pakai reader," kata dia.
Permintaan fotokopi yang masih tinggi menjadi ladang rezeki bagi penyedia jasa fotokopi seperti Ahmad Fauzi di Senen yang melayani hingga 30 orang setiap hari. Hasbi, pemilik usaha serupa di Salemba, mencatat jumlah pelanggan e-KTP bisa mencapai 40 orang dalam sehari.
"Kalau fotokopi e-KTP saja, sehari bisa sampai 30 orang. Itu belum termasuk yang fotokopi KK atau berkas lain," kata Ahmad.
Warga sering kali diminta menggandakan dokumen dalam beberapa rangkap untuk satu urusan administrasi saja.
"Biasanya diminta e-KTP sama KK. Kadang rangkap, ada yang diminta 2 lembar, 3 lembar," ujarnya.
Hasbi mengonfirmasi angka harian pelanggan yang datang untuk keperluan penggandaan identitas di gerainya.
"Kalau dihitung khusus e-KTP, kira-kira 20 sampai 40 orang sehari. Tergantung hari," kata Hasbi.
Warga seperti Niar, Mulyadi, dan Rina Marlina mengaku rutin menyiapkan fotokopi sebagai antisipasi agar layanan mereka tidak ditolak atau terhambat. Niar menyebut membawa berkas fisik memberikan rasa aman saat berobat.
"Saya biasanya memang bawa fotokopi KTP sama KK sekalian buat jaga-jaga. Kadang ada pelayanan yang minta, kadang enggak, jadi lebih aman disiapin dari rumah," ujar Niar.
Mulyadi pun memiliki kebiasaan serupa dengan selalu menyimpan salinan identitas di dalam tasnya untuk keperluan mendadak.
"Saya selalu bawa fotokopi KTP di tas. Takutnya nanti diminta buat daftar atau buat BPJS," kata Mulyadi.
Rina Marlina, warga Paseban, berharap integrasi data pemerintah segera terealisasi agar masyarakat tidak perlu lagi terus-menerus memfotokopi dokumen identitas.
"Saya tadi bawa fotokopi KTP sama KK karena memang biasanya diminta buat syarat administrasi. Jadi dari rumah sudah siapin saja," ujar Rina.
Rina mengungkapkan keinginannya agar birokrasi ke depan menjadi lebih praktis melalui koneksi data langsung.
"Kalau datanya sudah langsung terhubung mungkin lebih praktis, jadi enggak perlu sering fotokopi berkas," katanya.
Direktur Jenderal Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kemendagri, Teguh Setyabudi, pada Rabu (6/5/2026) menegaskan bahwa praktik fotokopi e-KTP berpotensi melanggar UU Perlindungan Data Pribadi. Ia mengingatkan bahwa cip pada kartu tersebut sudah menyimpan data lengkap yang bisa diakses melalui card reader.
"Yang sebenarnya, KTP-el itu tidak lagi perlu difotokopi, karena sebenarnya itu juga pelanggaran terhadap PDP (Perlindungan Data Pribadi) sebenarnya," kata Teguh.
Teguh menjelaskan kecanggihan teknologi chip yang tertanam pada kartu identitas elektronik penduduk Indonesia.
"KTP-el itu sudah dilengkapi dengan alat yang canggih, cip. Cip itu ada datanya di situ. Yang sebenarnya, KTP-el itu tidak lagi perlu difotokopi," ujar Teguh.
Penegasan mengenai keberadaan alat pembaca kartu kembali disampaikan oleh Teguh sebagai solusi pengganti fotokopi.
"Sebenarnya untuk membaca KTP-el ada alatnya, ada card reader untuk membaca. Sehingga tidak lagi perlu difotokopi," ungkap dia.
