Aplikasi Zoom terus menjadi pilihan utama untuk mendukung koordinasi jarak jauh, mulai dari keperluan kantor hingga aktivitas pendidikan. Salah satu fitur yang sangat menunjang efektivitas pertemuan besar adalah Breakout Room.
Dilansir dari Tekno, fitur ini memberikan kemampuan bagi host untuk memecah satu sesi pertemuan besar menjadi beberapa ruang diskusi yang lebih kecil dan privat. Hal ini bertujuan agar interaksi antarpeserta menjadi lebih fokus dan terarah.
Melalui Breakout Room, pengelola rapat atau host dapat mendistribusikan peserta ke dalam ruangan terpisah. Zoom sendiri mendukung pembuatan hingga 50 ruang tambahan dalam satu sesi meeting yang sedang berjalan.
Saat peserta telah berpindah ke ruangan masing-masing, aktivitas audio dan video mereka tidak akan terlihat atau terdengar di ruang utama. Host dan co-host tetap memiliki kendali penuh untuk masuk dan keluar dari setiap ruangan guna memantau jalannya diskusi.
Fitur ini sangat ideal digunakan dalam skenario yang membutuhkan kolaborasi intensif. Sebagai contoh, seorang pengajar yang menghadapi puluhan siswa dapat membagi mereka ke dalam kelompok-kelompok kecil untuk mengerjakan tugas tertentu.
Dengan pembagian ini, setiap kelompok dapat berbicara dengan lebih leluasa tanpa terganggu oleh suara dari kelompok lain. Selain di dunia pendidikan, dunia profesional juga sering memanfaatkan fitur ini untuk sesi brainstorming tim atau rapat koordinasi antar-divisi.
Langkah Mengaktifkan Fitur Melalui Pengaturan
Penting untuk diketahui bahwa fitur Breakout Room dapat dinikmati oleh semua pengguna, termasuk pemegang akun gratis. Namun, fitur ini harus diaktifkan secara manual melalui pengaturan akun sebelum sesi rapat dimulai.
Langkah pertama adalah masuk ke akun Zoom dan menuju menu "My Account" di pojok kanan atas. Setelah itu, pilih menu "Settings" dan gulir layar hingga menemukan bagian "In Meeting (Advanced)".
Host perlu mencari opsi "Breakout Rooms" dan menggeser toggle hingga aktif. Disarankan juga untuk mencentang opsi yang mengizinkan host menetapkan peserta ke ruangan saat menjadwalkan rapat, lalu klik "Save" untuk menyimpan perubahan.
Panduan Membuat Ruang Diskusi Saat Meeting
Ketika fitur sudah aktif, ikon "Breakout Rooms" akan muncul secara otomatis di barisan menu utama Zoom. Saat host mengklik ikon tersebut, akan muncul jendela pop-up dengan tiga pilihan metode pembagian peserta.
Opsi pertama adalah Assign Automatically, di mana sistem Zoom akan membagi peserta secara acak. Opsi kedua, Assign Manually, memberikan kebebasan bagi host untuk memilih sendiri peserta yang akan dimasukkan ke ruangan tertentu.
Opsi terakhir adalah Let Participants Choose Rooms yang memungkinkan peserta memilih sendiri ruangan yang ingin mereka masuki. Host juga dibekali kemampuan untuk mengatur durasi waktu diskusi serta mengaktifkan hitung mundur sebelum ruangan ditutup.
Selama sesi berlangsung, host dapat mengirimkan instruksi atau pengumuman serentak kepada seluruh peserta melalui fitur "Broadcast Message to All". Jika sesi diskusi dianggap cukup, host tinggal memilih "Close Rooms" untuk mengembalikan semua peserta ke ruang meeting utama.
