Program Studi Administrasi Publik FISIP Universitas Pasundan menggelar Workshop Kearsipan di Bandung pada Senin (18/5) guna menyoroti dokumen negara dan swasta di Indonesia yang dinilai belum tersusun secara optimal, seperti dilansir dari Media Indonesia.
Kondisi tata kelola kearsipan yang belum rapi tersebut dinilai menyulitkan proses pengambilan keputusan serta memicu risiko kerusakan fisik dokumen jika tidak segera ditangani melalui langkah digitalisasi.
"Tanpa kearsipan yang baik, membuat pengambilan keputusan masih sulit dilakukan, karena mereka belum bisa menemukan data yang dibutuhkan. Dengan penyusunan arsip yang baik, pengambil keputusan bisa membuat kebijakan yang dibutuhkan dengan baik," papar pakar Ilmu Administrasi Publik dari Universitas Pasundan (Unpas) Bandung, Kunkunrat.
Dekan FISIP Unpas tersebut menegaskan bahwa dokumen memiliki fungsi krusial yang aktif menyampaikan pesan dalam mendukung kelanjutan operasional dan berbagai kepentingan lembaga resmi.
"Yang paling jujur itu ialah arsip yang disusun dengan baik. Dia merupakan catatan dan rekam jejak sebuah pekerjaan, yang aktif dan bukan pasif." tegas Kunkunrat.
Penyusunan dokumen secara tertib dianggap menjadi bagian utama dalam menciptakan akuntabilitas organisasi, termasuk dalam industri dengan pengawasan ketat seperti pengujian di dunia penerbangan.
"Saya pernah mendapat informasi bahwa dalam dunia penerbangan, arsip juga menjadi hal yang penting. Yang paling ketat soal kearsipan di dunia penerbangangan sangat terkait dengan soal uji terbang," tandas Kunkunrat.
Urgensi pembaruan sistem kearsipan juga disuarakan oleh pihak program studi yang melihat adanya ancaman nyata berupa kerusakan fisik akibat pelapukan terhadap berkas-berkas berbasis kertas konvensional.
"Digitalisasi arsip harus segera dilakukan. Ini penting karena arsip merupakan fondasi utama dalam tata kelola pemerintahan yang baik dan kinerja sebuah organisasi," jelas Ketua Prodi Administrasi Publik Unpas, Ine Mariane.
Ine mengonfirmasi adanya beberapa aplikasi digitalisasi yang tersedia, meski dalam tataran implementasi dinilai belum sepenuhnya sempurna untuk mendorong efisiensi organisasi secara menyeluruh.
Sebagai langkah konkret, pihak universitas kini mengoptimalkan peran fasilitas laboratorium penunjang akademik guna membekali mahasiswa dengan keahlian praktis yang dibutuhkan di dunia kerja.
"Laboratorium Adminitrasi Publik ini mengantar mahasiswa memiliki kompetensi dasar agar mereka mampu bekerja dan berkegiatan dalam dunia kearsipan. Dengan memiliki kecakapan itu, mahasiswa akan memberikan sumbangsih pada tata pemerintahan yang baik, sehingga bisa mengambil keputusan yang efektif dan efisien," papar Ketua Lab Prodi Administrasi Publik FISIP Unpas, Andre Ariesmansyah.
Kegiatan lokakarya ini dirancang berlangsung selama tiga hari dengan membedah tiga tema sentral, meliputi Pengelolaan Arsip Dinamis, Digitalisasi Arsip Elektronik, serta Tata Kelola Keamanan Arsip.
"Workshop kearsiapan untuk mahasiswa ini akan membuka pengalaman terhadap praktik kearsipan. Kami berharap dengan pengetahuan itu, di masa nanti mahasiswa mampu memahami secara lebih dalam praktik kearsipan, sehingga bisa membuat analisis," tandas Andre.
